Ihre Meinung und Ihr gegenseitiges Vertrauen sind uns wichtig. Deshalb haben wir ein Whistleblower-Schutzprogramm eingeführt, das es Ihnen ermöglicht, Verstöße anonym zu melden. Sowohl unsere Mitarbeiter als auch z.B. unsere Geschäftspartner können diese Möglichkeit in Anspruch nehmen.
Grundlage des Whistleblower-Schutzes ist die Ethik-Hotline, die von BDO Audit s.r.o., ID-Nr. 45314381, für uns betrieben wird. Durch Klicken auf den Link können Sie anonym eine Meldung einreichen oder die Bearbeitung einer bereits eingereichten Meldung verfolgen.
Einzelheiten darüber, wer eine Meldung einreichen kann, was gemeldet werden kann, wie die Meldung behandelt wird und wie Ihre persönlichen Daten geschützt werden, finden Sie in der nachstehenden Whistleblower-Schutzrichtlinie.
Die Richtlinie soll Personen, die einen Verdacht auf illegale Aktivitäten im Zusammenhang mit IPS-Operationen melden, über die ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten informieren.
Diese Richtlinie enthält Informationen über die Arten von Verdachtsfällen, die gemeldet werden sollten, über die Rechte der meldenden Personen, über Verfahren zur Untersuchung von Meldungen und über die Benachrichtigung der meldenden Personen über die Ergebnisse solcher Untersuchungen.
Der Begriff “Whistleblowing” bezeichnet die Offenlegung eines vermuteten Fehlverhaltens innerhalb einer Organisation durch einen Mitarbeiter oder eine andere Person. Es ist wichtig, dass sich die meldenden Personen oder Whistleblower sicher fühlen und ihren Verdacht in einem frühen Stadium der verdächtigen Aktivität melden.
IPS s.r.o. (im Folgenden auch “IPS” genannt) unterstützt seine Mitarbeiter und andere Personen bei der Meldung von Angelegenheiten, die gegen die von IPS aufrechterhaltenen Regeln und/oder Werte verstoßen. Durch die Implementierung der Ethik-Linie stellt IPS verschiedene Meldewege zur Verfügung, die den Schutz der Identität der meldenden Person gewährleisten. Wenn die Identität der meldenden Person bekannt ist, wird sie niemals ohne die ausdrückliche Zustimmung der meldenden Person weitergegeben. Ebenso werden keine anderen Informationen weitergegeben, die Rückschlüsse auf die Identität der meldenden Person zulassen (es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben).
Zweck dieser Richtlinie ist es, Verfahren festzulegen, die die Einhaltung der gemeinsamen Mindeststandards ermöglichen, die durch die Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und das tschechische Gesetz Nr. 171/2023 Slg. Gesetz zum Schutz von Whistleblowern).
Die rechtzeitige Meldung von mutmaßlichem Fehlverhalten ist von Vorteil, da sie die rasche Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit erleichtert und die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen verringert.
Meldungen können von natürlichen Personen eingereicht werden, die von einer illegalen Aktivität im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder einer ähnlichen Tätigkeit für IPS erfahren haben. Zu diesen Personen gehören:
Personen, deren Rechtsverhältnis mit IPS noch nicht begonnen hat, unterliegen dieser Richtlinie nur insoweit, als die gemeldeten Informationen im Rahmen von Verhandlungen im Vorfeld der Beziehung erlangt wurden, z. B. bei der Anwerbung und Auswahl potenzieller Mitarbeiter.
Die Ethik-Hotline kann genutzt werden, um einen Verdacht auf folgende Arten von Fehlverhalten zu melden:
Diese Richtlinie befasst sich nicht mit Beschwerden im Zusammenhang mit der Beschäftigung und/oder Beziehungen am Arbeitsplatz. Lösungen für arbeitsbezogene Angelegenheiten oder andere Fragen, die nicht von dieser Richtlinie abgedeckt werden, sollten von der Personalabteilung (“HR”) gesucht werden. Diese Richtlinie gilt auch nicht für dienstleistungsbezogene Beschwerden oder Beschwerden über unzureichende Qualität.
Meldepflichtige Personen müssen berechtigte Gründe für die Annahme haben, dass die zu meldende Angelegenheit einen oder mehrere der von dieser Richtlinie abgedeckten Bereiche betrifft. Es ist möglich, vergangene, aktuelle oder wahrscheinliche zukünftige Angelegenheiten zu melden. Es ist nicht erforderlich, dass der Meldung endgültige Beweise beigefügt werden. Die Meldung muss nur in gutem Glauben und unter Berücksichtigung der Umstände zum Zeitpunkt der Meldung erfolgen.
Wenn Sie Zweifel daran haben, ob ein Verdacht gemeldet werden sollte, ist es ratsam, die Angelegenheit mit einem Vorgesetzten oder einer anderen Person in leitender Position zu besprechen, der man vertrauen kann und die in keiner Weise in die Angelegenheit verwickelt ist. Es ist wichtig, dass Sie keine Informationen über mögliche Verdachtsmomente an andere Personen weitergeben, die in die Angelegenheit verwickelt sind, oder an Dritte, außer an die Person, die Sie um vertraulichen Rat gebeten haben.
Jede Person, die eine Angelegenheit meldet, die nicht in den Anwendungsbereich der Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern fällt, wird ohne unangemessene Verzögerung darüber informiert.
Es wird empfohlen, alle relevanten Verdachtsfälle über die Ethik-Hotline in der unten beschriebenen Weise zu melden. Diese Vorgehensweise gewährleistet eine zeitnahe Reaktion und Untersuchung.
Am besten verwenden Sie für den Meldevorgang das Ethics Line Portal. Die Ethics Line finden Sie unter diesem Link: https://ethicshotline.eu/cs/home/?client=26466821.
Das Portal Ethics Line wird für uns von BDO Audit s.r.o. mit Sitz in V parku 2316/12, Chodov, 148 00 Praha 4, ID-Nr. 45314381 betrieben. Die folgenden Mitarbeiter: Klára Rozumová und Jiří Hnát sind als Ermittler (d.h. als zuständige Personen im Sinne der Gesetzgebung zum Schutz von Hinweisgebern) benannt worden.
Wenn Sie eine Meldung über die Ethik-Hotline einreichen, werden Sie gebeten, Ihre Angaben zu machen:
Es ist auch möglich, Namen und Kontaktinformationen anzugeben. Diese Informationen können die Untersuchung erheblich beschleunigen, ihre Angabe ist jedoch freiwillig. Wenn eine Meldung auf anderem Wege als über das Ethics Line-Portal erfolgen soll, wird die meldende Person gebeten, zumindest die oben genannten Informationen anzugeben.
Meldungen können auch telefonisch unter der folgenden Nummer +420 225 990 947 zwischen 9:00 und 16:00 Uhr eingereicht werden.
Es ist verständlich, dass potenzielle Meldepflichtige Bedenken haben, ihren Verdacht zu melden und mögliche Konsequenzen für sich zu befürchten. IPS hat diese Richtlinie entwickelt, um einen Rahmen zu schaffen, der sicherstellt, dass IPS-Mitarbeiter und Dritte angehört werden und ihren berechtigten Verdacht auf Fehlverhalten mitteilen können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. IPS gewährleistet somit den Schutz von Personen, die ihren Verdacht in gutem Glauben melden, selbst wenn sich der Verdacht im Nachhinein als ungerechtfertigt erweist. Meldungen, die in der Absicht gemacht werden, wissentlich falsche Informationen zu liefern und dem IPS zu schaden, genießen diesen Schutz nicht und können gemäß den Gesetzen zum Schutz von Hinweisgebern bestraft werden.
Meldepflichtige können sich dafür entscheiden, ihre Meldung anonym abzugeben. Wenn die meldende Person ihre Identität preisgibt, wird IPS ohne die ausdrückliche Zustimmung der meldenden Person keine persönlichen Informationen an andere Personen als die zuständigen Personen weitergeben, die zur Untersuchung der Meldungen befugt sind. Das Gleiche gilt für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der meldenden Person abgeleitet werden könnte (es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben, z.B. im Zusammenhang mit Ermittlungen von Strafverfolgungsbehörden oder im Rahmen von Gerichtsverfahren).
Personen, die von der Untersuchung einer Meldung betroffen sind, haben Anspruch auf eine faire Behandlung im Verlauf der Untersuchung. Dazu gehören die unvoreingenommene und objektive Bewertung der relevanten Fakten, das Verbot der Diskriminierung und der Schutz personenbezogener Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Der Eingang einer Meldung wird von den Ermittlern innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Die Ermittler benachrichtigen auch bestimmte Personen innerhalb des IPS über den Eingang einer Meldung, zusammen mit Informationen über die Art der Meldung.
Als Nächstes bewerten die Ermittler, ob ein Verstoß im Sinne der Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern und/oder der damit verbundenen nationalen Rechtsvorschriften vorliegt, um den gemeldeten Verdacht zu bestätigen oder zu widerlegen.
Die Ermittler sind nicht befugt, der meldenden Person bestimmte Informationen über den Verlauf der Ermittlungen mitzuteilen. Soweit möglich, wird die meldende Person darüber informiert, ob die Meldung untersucht wird oder Gegenstand einer laufenden oder abgeschlossenen Untersuchung ist.
Die Ermittler können ein System der vertraulichen Kommunikation mit der meldenden Person nutzen, um bei Bedarf zusätzliche Informationen zu erhalten. Die Ermittler können auch um ein Treffen mit der meldenden Person bitten, um dieser Gelegenheit zu geben, ihren Verdacht ausführlich zu erläutern und alle verfügbaren Beweise vorzulegen. Die meldende Person ist nicht verpflichtet, einem solchen Treffen zuzustimmen.
Die Ermittler können auch jede Person, auf die sich die Meldung bezieht, und/oder andere IPS-Mitarbeiter, die bei den Ermittlungen helfen können, um Zusammenarbeit bitten. Alle so erhaltenen Informationen bleiben vertraulich. Alle Notizen, die erstellt werden, sind Teil der Akte, die von den zuständigen Personen während der Ermittlungen geführt wird.
Die Informationen zu den eingegangenen Berichten werden mindestens fünf Jahre lang ab dem Datum des Eingangs aufbewahrt.
Sollte eine meldende Person zu irgendeinem Zeitpunkt während der Untersuchung das Gefühl haben, dass sie aufgrund ihrer Meldung Gegenstand von Vergeltungsmaßnahmen ist, muss sie die Ermittler bei nächster Gelegenheit darüber informieren. Jede derartige Behauptung wird im Rahmen der Untersuchung geprüft und jede Person, die nachweislich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt war, wird gemäß den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen behandelt.
Auf der Grundlage der gewonnenen Informationen entscheiden die Ermittler, ob ein bewerteter Bericht gerechtfertigt ist. Die Schlussfolgerungen der Bewertung werden beschrieben und in die Akte aufgenommen. Die anonymisierten Schlussfolgerungen werden zusammen mit Empfehlungen zur Behebung festgestellter Mängel und/oder zur Minderung festgestellter Risiken an die zuständigen Personen im IPS weitergeleitet.
Die meldende Person wird innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Meldung über die Schlussfolgerung hinsichtlich der Berechtigung ihrer Meldung informiert. Diese Frist kann in komplizierten Fällen um bis zu 30 Tage verlängert werden, jedoch nicht mehr als zweimal. Die meldepflichtige Person wird über jede Verlängerung der Meldefrist informiert.
Werden als Ergebnis der Berichtsauswertung Maßnahmen eingeleitet, um festgestellte Mängel zu beheben oder festgestellte Risiken zu mindern, informieren die Ermittler die meldende Person darüber. Weder die eingeleiteten Maßnahmen noch die bereitgestellten Informationen dürfen gesetzlich geschützte Interessen beeinträchtigen und/oder gefährden, einschließlich der Ziele von Strafverfahren, Ordnungswidrigkeitenverfahren oder anderen Verfahren in Bezug auf eine Tätigkeit, die die Merkmale einer Ordnungswidrigkeit trägt.